Dengan mencoba mengelola bisnis akhir-akhir ini, sangat penting untuk memiliki Bagan Organisasi agar semuanya dapat dikelola. Di sini kami akan menunjukkan cara membangunnya di Visio 2010.
Artikel Tamu ini ditulis oleh teman-teman kami di Office 2010 Club.
Perlu untuk Chart Organisasi
Kebutuhan untuk membuat Chart Organisasi menjadi sangat penting dewasa ini, karena perusahaan mulai berfokus pada perekrutan yang luas untuk ketersediaan jangkauan yang jauh, peningkatan produktivitas dan penargetan beragam pasar. Dengan mempertimbangkan perubahan yang ketat ini, membuat bagan organisasi dapat membantu para pemangku kepentingan dalam memahami struktur & hirarki organisasi yang terus berkembang dengan mudah. Ini menunjukkan struktur dasar organisasi bersama dengan mendefinisikan hubungan antara karyawan yang bekerja di departemen yang berbeda.
Secara oportun, Microsoft Visio 2010 menawarkan cara mudah untuk membuat bagan Organisasi. Seperti sebelumnya, cara ortodoks untuk menyusun hirarki organisasi telah digunakan untuk mendefinisikan struktur departemen bersama dengan komunikasi yang mungkin termasuk; komunikasi horizontal dan vertikal. Untuk mengubah daftar ini yang mendefinisikan struktur organisasi, ke dalam bagan terperinci, Visio 2010 menyertakan add-in untuk mengimpor spreadsheet Excel, yang sangat berguna untuk menarik data dari spreadsheet untuk membuat bagan organisasi.
Yang penting, Anda tidak perlu memanjakan diri sendiri dalam labirin mendefinisikan hierarki organisasi dan struktur Chalking-out, karena Anda hanya perlu menentukan judul kolom & baris, bersama dengan data yang perlu Anda impor dan secara otomatis akan membuat pendefinisian bagan; hierarki organisasi dengan kredensial tertentu dari setiap karyawan, dikategorikan dalam departemen terkait.
Membuat Struktur Organisasi di Visio 2010
Untuk memulai dengan, kami telah membuat spreadsheet Excel memiliki bidang, Nama, Pengawas, Penunjukan, Departemen dan Telepon. Itu Nama bidang berisi nama semua karyawan yang bekerja di departemen yang berbeda, sedangkan Pengawas bidang berisi nama pengawas atau pimpinan tim. Bidang ini sangat penting untuk membuat Bagan Organisasi, karena ini mendefinisikan struktur dasar & hierarki dalam bagan.
Sekarang jalankan Visio 2010, buka tab Lihat, di bawah menu Add-Ons, dari opsi Bisnis, klik Wizard Bagan Organisasi.
Ini akan memulai Wisaya Chart Organisasi, pada langkah pertama, aktifkan Informasi yang sudah disimpan dalam file atau database pilihan, dan klik Next.
Saat kami mengimpor lembar Excel, pilih opsi kedua untuk mengimpor spreadsheet Excel.
Tentukan path file Excel dan klik Next untuk melanjutkan.
Dalam langkah ini, Anda perlu menentukan bidang yang benar-benar menentukan struktur organisasi. Dalam kasus kami, ini Nama & Pengawas ladang. Setelah menentukan bidang, klik Berikutnya untuk Melanjutkan lebih lanjut.
Sebagai bagan organisasi terutama untuk menunjukkan hierarki departemen / karyawan yang bekerja dalam organisasi bersama dengan bagaimana mereka dihubungkan bersama, dan siapa yang mengawasi siapa. Mempertimbangkan ini, dalam langkah ini kita akan meninggalkan lapangan Supervisor, karena itu inklusi tidak akan diperlukan karena Visio secara otomatis mengeluarkan struktur dasar yang didefinisikan dalam lembar Excel. Tambahkan sisa bidang di bawah Bidang yang ditampilkan kategori, dan klik Next.
Sekarang pilih bidang yang ingin Anda sertakan dalam bentuk Struktur Organisasi dan klik Berikutnya.
Langkah ini adalah tentang memecah grafik menjadi beberapa halaman, jika Anda berurusan dengan 100+ karyawan, Anda mungkin ingin menentukan jumlah halaman di mana Bagan Organisasi akan ditampilkan. Tetapi dalam kasus kami, kami berurusan dengan lebih sedikit jumlah data, jadi kami akan memungkinkan Saya ingin wizard untuk secara otomatis memutus bagan organisasi saya di seluruh halaman pilihan. Tentukan nama yang Anda butuhkan untuk ditampilkan di bagian atas halaman. Jika Anda memiliki kurang dari 20 hierarki, masukkan nama karyawan peringkat tertinggi dalam organisasi dan klik Selesai untuk mengakhiri wizard.
Ini akan langsung membuat bagan Organisasi dari spreadsheet Excel yang ditentukan. Karyawan peringkat tertinggi akan ditampilkan di atas bagan organisasi, mengawasi berbagai karyawan dari berbagai departemen. Seperti ditunjukkan di bawah ini, bawahan langsungnya lebih lanjut mengelola karyawan lain dan seterusnya.
Untuk penyesuaian lebih lanjut, langsung ke Bagan Org tab, di sini Anda akan menemukan grup yang berbeda untuk mengatur hierarki Bagan Org dan mengelola posisi karyawan lainnya. Dibawah Mengatur grup, pengaturan bentuk dapat diubah dan menyediakan navigasi yang mudah melalui bagan. Anda juga dapat mengubah jenis posisi dan menyembunyikan bawahan dari karyawan yang dipilih.
Dari Gambar grup, Anda dapat menyisipkan gambar karyawan, departemen, dll. Dari grup sinkronisasi, Anda memiliki opsi untuk membuat salinan yang disinkronkan dan memperluas bawahan karyawan yang dipilih. Di bawah grup Organisasi Data, Anda dapat mengubah seluruh tata letak bagan Organisasi dari Pilihan tampilan termasuk; tampilan bentuk, menunjukkan pembagi, mengaktifkan / menonaktifkan bidang yang diimpor, mengubah posisi blok, dan mengisi warna, dll.
Jika pada suatu titik waktu, Anda perlu memasukkan posisi baru atau mengumumkan lowongan, stensil Chart Organisasi selalu tersedia di sidebar kiri. Tarik bentuk Chart Organisasi yang diinginkan ke dalam halaman diagram utama, untuk menjaga integritas struktur, yaitu, untuk menyisipkan bawahan untuk karyawan tertentu, seret bentuk posisi di atas kotak bentuk karyawan yang ada.
Sebagai contoh, Kami telah menambahkan konsultan di organisasi, yang langsung di bawah CEO, untuk mempertahankan ini, kami telah menyeret Konsultan kotak dan hanya menjatuhkannya di atas kotak CEO untuk membuat posisi bawahan langsung.
Menambahkan detail ke posisi baru adalah menang, klik kanan kotak posisi baru dan klik Properties.
Ini akan membuka dialog Shape Data, mulai mengisi semua informasi yang relevan dan klik OK.
Di sini Anda dapat melihat posisi yang baru dibuat dengan mudah diisi dengan semua informasi yang ditentukan. Sekarang memperluas Bagan Organisasi tidak memerlukan pemeliharaan daftar panjang lagi. Di bawah tab Desain, Anda juga dapat mencoba berbagai desain & tata letak di atas bagan organisasi agar terlihat lebih flamboyan dan profesional.
Kesimpulan
Bagan Organisasi adalah cara yang bagus untuk menunjukkan hierarki organisasi yang terperinci; dengan kredensial karyawan yang ditetapkan, struktur departemen, lowongan baru, karyawan baru, departemen yang baru ditambahkan, dan yang terpenting menunjukkan cara interaksi yang paling mudah antara departemen & karyawan yang berbeda, dll.
