Penggabungan surat Microsoft Word adalah alat produktivitas yang sangat baik. Mengetahui cara membuat baris subjek yang dipersonalisasi dan lampiran yang menggabungkan gabungan fitur dasar Word tidak mendukung dapat menjadi penghemat hidup ketika Anda harus menulis email dalam jumlah besar.
Dalam artikel hari ini, Anda akan mempelajari cara menggunakan Word 2010 Merge Wizard Word, menulis subjek email yang dipersonalisasi, dan mengatur berbagai lampiran untuk setiap penerima email Anda.
Gambar oleh M! R
Word's Mail Merge menyelamatkan kita dari tugas membosankan memasukkan alamat email penerima secara manual dengan memungkinkan kita mengimpor alamat email dari kontak Outlook, Excel atau sumber data Access, atau file data Word.
Kontak Outlook adalah opsi terbaik di antara ketiganya, dan jika Anda belum menggunakannya, sekarang akan menjadi saat yang tepat untuk memperbarui buku alamat Outlook Anda, dan kami akan menunjukkan cara melakukannya. Anda dapat melewati bagian berikutnya dan mulai menulis gabungan surat Anda, jika Anda sudah tahu cara mengatur kontak Outlook, jika tidak, dua bagian berikutnya akan memberi Anda beberapa dasar tentang cara mengatur kontak Outlook Anda dengan mengimpor daftar kontak berbasis web Anda.
Mengatur kontak Outlook dimulai dengan membuat profil email yang menyimpan alamat email, kata sandi, informasi server, dan tautan Anda ke data lain seperti pesan email dan alamat email.
Anda dapat membuat beberapa profil, masing-masing disesuaikan dengan akun email tertentu.
Nama profil yang tepat memungkinkan Anda mengidentifikasi akun email yang Anda kaitkan dengan profil email Anda.
Anda memiliki pilihan untuk mengkonfigurasi profil email Anda menggunakan alamat email yang Anda terima dari ISP Anda, atau akun email Anda sendiri dengan memilih opsi ketiga.
Pilih "Internet E-mail" untuk menggunakan penyedia email yang memberikan layanan POP - misalnya, GMail.
Setiap penyedia email Internet memiliki konfigurasi POP yang berbeda, pastikan untuk membaca manual pengguna mereka untuk mempelajari pengaturan POP mereka.
Selamat! Jika Anda melihat layar ini, Anda telah berhasil mengatur profil email Anda. Sekarang, kami siap untuk mengatur folder kontak Outlook kami.
Anda dapat memasukkan daftar distribusi Anda secara manual ke Outlook, atau mengimpor buku alamat berbasis web lainnya - seperti GMail, Yahoo, atau buku alamat Hotmail. Sebagian besar penyedia email berbasis web memungkinkan kami untuk mengekspor buku alamat kami ke sumber data Outlook yang kompatibel. Misalnya, Gmail memberi kami opsi untuk mengekspor kontak kami ke file CSV yang kompatibel dengan Outlook.
Fungsi impor Outlook mendukung berbagai jenis file: csv, vcard, RSS, iCalendar, dan banyak lagi, menjadikannya alat yang hebat untuk membuat daftar distribusi gabungan surat Anda.
File CSV termasuk dalam kategori “Program atau file lain” di Outlook.
File ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, file PST, adalah beberapa file program yang didukung oleh Outlook - bagi kami, kami memilih jenis file Comma Separated Values (Windows).
Sekarang, cari file CSV yang baru saja kami ekspor dari buku alamat Gmail.
Dari semua folder ini, folder kontak adalah opsi terbaik untuk tujuan gabungan surat kami.
Outlook membutuhkan beberapa menit untuk mengimpor kontak Anda tergantung pada jumlah alamat email yang Anda impor.
Kita harus dapat menggunakan folder kontak ini, setelah Outlook selesai mengimpor semua kontak Anda, untuk gabungan surat.
Mulai dengan dokumen kosong dan buka pita "Surat" untuk memulai gabungan surat kami.
Wizard adalah cara terbaik bagi pemula untuk memulai latihan penggabungan email pertama mereka.
Wizard akan meminta kami untuk memilih jenis dokumen untuk gabungan surat kami, Pesan e-mail adalah jenis dokumen yang sesuai untuk latihan gabungan surat hari ini.
Kami dapat mulai menulis pesan email kami dari dokumen kosong, template, atau dokumen yang sudah ada.
Pilih folder kontak Outlook kami saat daftar distribusi gabungan surat kami di langkah 3.
Kami memiliki opsi untuk menggunakan salah satu profil email yang kami siapkan di sistem kami.
Jumlah kontak Anda harus lebih dari nol jika Outlook berhasil mengimpor alamat Gmail Anda.
Pilih orang yang ingin Anda sertakan dalam distribusi email Anda dengan mencentang kotak centang yang sesuai.
Mulai tulis pesan email Anda dan masukkan kolom gabungan tempat Anda ingin menempatkan pesan yang dipersonalisasi - seperti judul atau nama belakang di tempat yang sesuai pada dokumen Anda.
Setiap bidang gabungan akan diapit di dalam chevron ganda; mereka akan digantikan dengan informasi kartu kontak Anda ketika Anda melengkapi wizard gabungan surat.
Pratinjau pesan email Anda untuk melihat bagaimana Word memproses gabungan bidang dengan mengklik tautan "Berikutnya: Pratinjau email Anda".
Jika Anda senang dengan pratinjau, klik tautan "Berikutnya: selesaikan penggabungan", dan Word akan mengirim email gabungan ke semua penerima Anda dengan baris subjek umum.
Wizard memecah proses gabungan surat ke langkah-langkah ini: memilih jenis dan template dokumen yang tepat, membuat daftar distribusi, mengevaluasi pratinjau gabungan surat, dan mengirim email ke semua penerima Anda.
Pada titik ini, Anda mungkin melihat dua aktivitas menulis email umum yang tidak didukung wizard, menulis baris subjek yang dipersonalisasi, dan mengatur berbagai lampiran. Kita harus menggunakan makro untuk melakukannya di gabungan surat, sebaiknya sebelum kita menyelesaikan wizard.
Dengan surat Anda terbuka, tekan "Alt + F11" dan klik dua kali "ThisDocument" di jendela Word Anda yang berfungsi, untuk membuka editor Makro.
Tempel kode makro ini, yang ditulis oleh pakar pembuat kode makro hutchinsfairy, ke dalam panel kosong dan simpan.
Dim DenganEven Wdapp Sebagai Aplikasi
Dim EMAIL_SUBJECT As String
Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open ()
Setel wdapp = Aplikasi
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1Akhir Sub
Private Sub Document_Close ()
Setel wdapp = Tidak ada
Akhir Sub
Sub Pribadi wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (Dokumen ByVal Doc Sebagai, Batal As Boolean)
Dim i As IntegerDengan ActiveDocument.MailMerge
Jika FIRST_RECORD = True Then
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = Salah
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Berakhir jikai = .DataSource.DataFields.Count
Lakukan Sementara saya> 0
.MailSubject = Ganti (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
LoopBerakhir dengan
Akhir Sub
Sub Pribadi wdapp_MailMergeBeforeMerge (Dokumen ByVal Doc Sebagai, ByVal StartRecord Sebagai Panjang, ByVal EndRecord Selama, Batalkan As Boolean)
FIRST_RECORD = Benar
Akhir Sub
Sub Pribadi wdapp_MailMergeAfterMerge (Dokumen ByVal Doc, Dokumen ByVal DocResult As)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Akhir Sub
Kembali ke dokumen Anda dan klik tautan "Berikutnya: selesaikan penggabungan" untuk mengirim email Anda.
Klik pada tautan "Surat Elektronik ..." untuk mengirim pesan Anda.
Tempatkan bidang penggabungan yang tepat, dikelilingi dengan chevron, ke baris subjek.
Makro akan mem-parse kolom gabungan dan menggantikannya dengan nama belakang penerima ketika Word mengirim email dokumen.
Hingga saat ini, kami telah belajar cara menggunakan wizard gabungan surat dan cara mempersonalisasi bidang subjek - dan untuk menyelesaikan tutorial hari ini, kami akan menunjukkan kepada Anda add-in pihak ketiga yang memungkinkan kami untuk melampirkan file yang berbeda untuk setiap email .
Unduh add-in, unzip, dan Anda akan menemukan bahwa add-in hadir sebagai template Word Document. Gunakan "CreateEMailData Word 2007 Ver02", jika Anda menggunakan kata 2007 atau 2010, dan "CreateEMailData Word 2003 Ver02", jika Anda menggunakan Word 2003.
Salin template dokumen yang sesuai ke dalam folder “% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP” di mana “% appdata%” adalah folder startup Microsoft Anda-dalam kasus kami adalah “C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming”.
Mulai ulang Word Anda, setelah Anda menyalin file ke folder startup Microsoft, dan Anda akan melihat dua add-in baru: Membuat File Data dan Merge to Email, di bawah menu ribbon "Mailing".
Siapkan file data dengan tabel dua kolom - alamat email penerima di kolom kiri, dan path lengkap ke file lampiran Anda di kolom kanan, lalu simpan di bawah folder yang sama dengan dokumen gabungan email Anda sebagai "MergeAttachmentsData". Kami perlu menekankan bahwa Anda harus menyimpan file sebagai "MergeAttachmentsData", jika tidak, add-in tidak dapat menemukan file untuk mencari lampiran.
Kembali ke dokumen gabungan surat Anda dan pisahkan dokumen ke dalam file individual.
Jendela dokumen kata baru akan muncul, dan klik tombol add-in “Gabung ke Email”. Cukup klik tombol 'Ok' pada dialog kuning, karena kami sudah menyiapkan file data.
Masukkan subjek yang tepat untuk email Anda, klik OK, dan Outlook akan mengirim email Anda dengan lampiran yang Anda tentukan dalam file data.
Word, dengan banyak fitur yang bermanfaat, benar-benar merupakan alat produktivitas yang hebat. Kami berharap dapat menulis lebih banyak artikel Word untuk pembaca kami. Sementara itu, periksa artikel Kata-kata lain di situs kami.
Kami harap Anda telah belajar cara menggunakan gabungan surat Word dari artikel hari ini. Jangan ragu untuk mendiskusikan kiat gabungan surat lain dengan sesama pembaca lainnya di bagian komentar.
