Hari ini, kami membahas hal-hal Outlook yang "membosankan". Pemeliharaan dan keamanan, seperti dalam, memelihara dan mengamankan file data Outlook 2013 - penuh dengan semua data penting Anda - dengan mencadangkan dan mengarsipkannya.
Sejauh ini, jika Anda telah menggunakan Outlook untuk menulis dan mengirim e-mail, dan Anda telah meluangkan waktu untuk mengimpor kontak G-mail ke buku alamat Anda, atau fakta bahwa Anda bahkan menggunakan Outlook buku alamat, berarti Anda memiliki banyak data yang perlu dilindungi.
Sama halnya, Anda juga mungkin menghabiskan banyak waktu dan bekerja membuat kalender, menambahkan tugas dan daftar tugas, dan bahkan mungkin memiliki banyak catatan yang ingin Anda simpan.
Semua ini bermuara pada memastikan bahwa Anda setidaknya kadang-kadang membuat cadangan file data Anda karena seperti yang kita bisa membuktikan, itu cukup frustasi dan menyedihkan untuk kehilangan semua data Anda dan harus memulai dari awal.
Untuk memulai, mari kita lihat cepat panel kontrol Mail di Windows.
Seperti yang ditunjukkan gambar, Anda memiliki akses ke tiga bidang utama dari pengaturan Outlook Anda. Yang mengatakan, mengklik tombol "E-mail Accounts ..." atau "Data Files ..." akan membuka jendela yang sama, pada tab yang sesuai.
Di screenshot berikut, kita melihat tab E-mail, yang akan membiarkan Anda mengambil tindakan pada akun e-mail Anda seperti memperbaiki atau mengubahnya. Anda juga dapat melihat di mana data disimpan untuk setiap akun.
Jika Anda ingin mempengaruhi file data ini secara langsung, Anda harus mengklik tab "Data File". Ada beberapa hal berguna yang dapat Anda lakukan di sini.
Misalnya, Anda dapat mengklik tombol "Buka Lokasi File" untuk melihat di mana file data Anda berada. Ini berguna, karena Anda akan ingin tahu di mana mereka jika Anda perlu memindai dan memperbaikinya (dibahas di bagian berikutnya).
Ada fitur keren lain yang dapat Anda gunakan dari jendela Pengaturan Akun. Jika file data Anda (s) telah menjadi besar dan mengambil banyak ruang disk (beberapa orang mengumpulkan gigabyte pada gigabyte email lama), maka Anda dapat memampatkannya.
Klik tombol "Pengaturan" pada tab File Data dan kemudian klik "Compact Now" untuk mengurangi ukuran file data Outlook Anda.
Panel kontrol Mail adalah cara yang dapat diandalkan untuk memelihara file data dan profil Anda, tetapi ini bukan satu-satunya cara, dan aplikasi Outlook juga akan memungkinkan Anda mengatur ke kotak surat Anda. Kami akan menunjukkan kepada Anda kontrol ini tepat setelah kami menunjukkan cara memperbaiki file data Anda.
Jika Anda tidak menyadarinya sekarang, data Outlook disimpan dalam file .PST atau .OST, dan sebagian besar waktu, tidak ada yang salah dengan itu.
Sayangnya, kadang-kadang data Anda menjadi rusak, yang tidak sama dengan mengatakan itu buruk atau putus asa di luar pemulihan, Anda hanya perlu menjalankan alat Perbaikan Kotak Masuk yang disertakan. Alat Perbaikan Kotak Masuk atau "ScanPST" akan memindai dan memperbaiki file folder pribadi Anda, memvalidasi dan memperbaiki kesalahan apa pun saat membuat cadangan file .PST atau .OST Anda yang rusak untuk berjaga-jaga jika ada yang salah selama pemulihan.
Alat ScanPST dapat ditemukan di folder instalasi Outlook Anda, biasanya C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Saat Anda menemukannya, klik ganda utilitas ScanPST untuk memulainya.
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mencari ke mana file .PST atau .OST Anda berada. Di screenshot berikut, Anda melihat di mana mereka berada di komputer kita. Kami memilih satu dan klik "Buka."
Jika alat ScanPST menemukan kesalahan, itu akan memberi tahu Anda sebanyak dan menawarkan perbaikan. Klik tombol yang diberi judul untuk memulai perbaikan tersebut.
Setelah selesai, alat ScanPST akan memberi tahu Anda bahwa file Outlook Anda telah berhasil diperbaiki.
Anda dapat menutup alat atau mengulangi prosesnya pada file data lainnya jika diperlukan.
Mari kita bahas beberapa informasi penting tentang cara terbaik mengarsipkan dan mencadangkan data Anda. Hal pertama yang ingin kita diskusikan adalah opsi AutoArchive Anda. Untuk memulai, klik tab "File" pada Pita sehingga Anda melihat layar berikut.
Segera perhatikan, Anda dapat memilih akun mana yang ingin Anda hadiri (jika ada) dengan mengklik menu drop-down yang terletak di atas tombol Tambah Akun.
Mari klik tombol "Bersihkan Alat" dan kemudian pilih "Pembersihan Kotak Pesan" dari opsi. Di bawah ini adalah pilihan yang akan Anda lihat. Semuanya di sini didedikasikan untuk memangkas lemak dari kotak masuk Anda dan mengarsipkan pesan lama.
Mengklik tombol "AutoArchive" berarti bahwa Outlook akan membuat otomatis folder email apa pun yang telah dikonfigurasi seperti itu. Untuk mengatur opsi autoarchive Anda, Anda perlu klik kanan pada folder email dan pilih tab "Arsip otomatis".
Di sini kita melihat jendela Properties folder email yang khas. Tab AutoArchive akan membiarkan Anda menyesuaikan bagaimana folder tersebut diarsipkan. Perhatikan, dalam tangkapan layar ini, kami memiliki folder yang dikonfigurasikan ke Arsip otomatis sesuai jadwal dan tindakannya sendiri.
Anda juga dapat menetapkan folder untuk autoarchive sesuai dengan pengaturan autoarkive default Outlook secara keseluruhan. Jika Anda mengatur folder ke pengaturan default, dan kemudian klik "Pengaturan Arsip Default ..." Anda akan melihat dialog berikut (karena mereka "default," perubahan apa pun yang Anda atur di sini akan berlaku untuk setiap folder yang dikonfigurasikan ke autoarchive default).
Jangan lupa, Anda juga dapat menemukan pengaturan ini dengan membuka Opsi dan mengklik judul "Advanced".
Mari kita lanjutkan sekarang untuk mengarsipkan data Anda secara manual.
Cukup, jika Anda tidak ingin menggunakan autoarchive, atau Anda ingin memfasilitasi prosedur pengarsipan sendiri, kembalilah ke Alat Pembersih yang ada di layar Informasi Akun, dan klik dan pilih "Arsip" untuk membuka dialog berikut.
Cukup mudah, Anda hanya ingin memilih folder yang ingin Anda arsipkan, pilih tanggal untuk item arsip Anda, lalu pilih folder ke tempat Anda ingin menyimpan arsip Anda. Itu saja, selesai!
Mencadangkan file data Outlook Anda semudah menyalin file .OST atau .PST Anda ke hard drive lain, server cloud, thumb drive, atau beberapa media penyimpanan lainnya. Anda ingat bagaimana menemukan file data Anda?
Buka panel kontrol Mail dan klik tombol "Data File". Klik "Buka File Lokasi ..." dan Anda kemudian dapat membuat cadangan file data Anda.
Di samping catatan, Anda dapat secara permanen merelokasi file data Anda ke lokasi cloud, seperti folder OneDrive atau Dropbox, sehingga memastikan data Outlook Anda selalu didukung secara teknis.
Untuk memulihkan file data yang dicadangkan, mari kembali ke tab File dan pilih "Buka File Data Outlook."
Dalam screenshot berikut, File Explorer secara otomatis terbuka untuk arsip kami, tetapi Anda dapat dengan jelas menelusuri ke mana pun file data Anda berada.
Pilih file yang Anda inginkan, dan klik "Open" sehingga Anda dapat mengakses data yang disimpan dalam file. Setelah dipulihkan, Anda akan dapat menelusuri dan melihat item seperti biasa.
Jika Anda tidak perlu lagi mengakses file data yang dicadangkan, Anda cukup mengeklik kanan pada folder paling atas dan memilih opsi tutup.
Mencadangkan dan memulihkan file data sebagian besar merupakan aktivitas manual, tetapi jika Anda menyiapkan folder untuk melakukan autoarchive secara rutin, dan file tersebut diarsipkan ke lokasi seperti folder cloud, maka Anda memiliki sedikit keamanan di sana.
Cara terbaik untuk memastikan Anda tidak kehilangan data apa pun, adalah secara rutin membuat cadangan file data Anda secara grosir. Punya apa pun yang ingin Anda tambahkan? Tolong beri tahu kami di forum diskusi kami. Seperti biasa, kami menantikan masukan Anda.
