Dalam pelajaran ini, kami fokus pada lampiran dan bagaimana Anda dapat merapikan pesan email Anda dengan tanda tangan yang dipersonalisasi.
NAVIGASI SEKOLAHKami menutup berbagai hal dengan informasi tentang cara terbaik melindungi data akun Anda dan juga mencadangkan data Anda secara lokal sehingga Anda selalu memilikinya, bahkan jika Anda menghapus akun Anda.
Menambahkan lampiran ke email di Gmail itu mudah. Yang terbaik dari semuanya, dengan Gmail, Anda dapat menghindari rasa malu mengirim email tindak lanjut jika Anda lupa melampirkan file.
CATATAN: Pesan Gmail dapat berukuran hingga 25 megabyte (MB). Jika Anda perlu mengirim lampiran dalam pesan yang menyebabkannya lebih besar dari 25 MB, Anda dapat menyisipkan file dari Google Drive saja. Tidak ada batasan jumlah lampiran yang diizinkan per pesan, selama Anda tidak melebihi batas ukuran 25MB.
Salah satu caranya adalah dengan mengeklik “Lampirkan file” di bagian bawah jendela “Tulis”.
Pilih file Anda untuk dilampirkan ke pesan pada kotak dialog "Buka". Anda dapat melampirkan banyak file sekaligus dengan memilih beberapa file dengan cara yang sama dengan yang Anda lakukan di Windows Explorer. Klik "Buka" untuk melampirkan file yang dipilih.
Kemajuan lampiran file ditampilkan di bagian bawah pesan.
Sekarang, bagaimana jika Anda lupa untuk melampirkan file Anda? Gmail tidak akan membiarkan Anda lupa. Gmail mengenali ketika Anda menulis frasa tertentu di badan pesan Anda, dan sebelum itu akan mengirim pesan, pesan pengingat akan muncul.
Klik "Batal" dan lampirkan file sebelum mengirim pesan.
Setiap frasa berikut akan meminta pengingat lampiran untuk ditampilkan.
Anda juga dapat drag-and-drop file ke pesan yang Anda tulis untuk melampirkannya. Cukup seret file dari jendela Explorer ke pesan yang sedang Anda tulis.
Tanda tangan email memungkinkan Anda untuk secara otomatis menyertakan beberapa baris informasi kontak (atau informasi lainnya) ke bagian bawah setiap pesan email keluar, memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengiklankan bisnis Anda atau diri Anda sendiri.
Gmail memungkinkan Anda mengatur tanda tangan untuk disertakan dalam pesan yang Anda tulis.
Untuk menyiapkan tanda tangan yang secara otomatis akan ditambahkan ke email apa pun yang Anda tulis di Gmail, klik tombol roda gigi pengaturan dan pilih "Pengaturan" dari menu drop-down. Tetap di tab "General", gulir ke bawah ke bagian "Signature" dan pilih opsi di bawah "No signature" untuk mengaktifkan fitur.
Masukkan teks yang ingin Anda gunakan sebagai tanda tangan Anda. Jika Anda memiliki logo, Anda dapat memasukkannya sebagai gambar dengan teks Anda atau sendiri. Anda juga dapat menambahkan hyperlink ke teks di tanda tangan Anda, dengan memilih teks untuk tautan dan mengklik tombol "Tautan" pada bilah alat.
CATATAN: Jika Anda ingin menambahkan gambar ke tanda tangan Anda, Anda harus menggunakan gambar yang tersedia secara publik di web. Misalnya, untuk menggunakan logo perusahaan Anda, Anda mungkin dapat menemukannya di situs perusahaan Anda dan menyalin URL dari sana. Anda memerlukan URL web untuk menyertakan gambar di tanda tangan Anda. Jika gambar yang ingin Anda gunakan belum tersedia di web, Anda dapat menggunakan situs seperti Blogger dan Google Sites untuk membuat situs web sederhana dan mengunggah gambar Anda ke dalamnya. Atau, Anda dapat menggunakan layanan hosting gambar.
Di bawah "Tautkan ke", tentukan apakah tautan itu ke "alamat Web" atau "Alamat email." Masukkan URL atau alamat email di kotak “Ke URL mana seharusnya tautan ini pergi?”. Jika Anda ingin menguji tautan untuk memastikannya berfungsi, klik “Uji tautan ini.” Saat Anda puas, klik “OK.”
Tautan dimasukkan. Ketika kursor berada di salah satu teks yang ditautkan, opsi tambahan ditampilkan. Anda dapat “Pergi ke tautan [],“ Ubah ”tautan, atau“ Hapus ”tautan. Untuk menyembunyikan opsi ini, klik "X" di sisi kanan kotak, atau klik pada teks tidak tertaut lainnya di tanda tangan.
Gmail secara otomatis memasukkan dua tanda hubung (-) di atas tanda tangan Anda, memisahkannya dari badan pesan email, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Anda dapat memilih untuk mengabaikan setripnya. Untuk melakukannya, pilih "Sisipkan tanda tangan ini sebelum mengutip teks dalam balasan dan hapus '-' baris yang mendahuluinya" kotak centang. Perhatikan bahwa opsi ini juga akan memasukkan tanda tangan Anda sebelum teks kutipan dalam balasan.
Klik "Simpan Perubahan."
Anda dapat mengedit atau menghapus tanda tangan secara manual setelah dimasukkan ke dalam pesan baru.
Aplikasi seluler Gmail memungkinkan Anda mengatur tanda tangan untuk digunakan dalam aplikasi yang terpisah dari tanda tangan yang Anda atur di Gmail di browser.
Kami akan menunjukkan cara men-setup tanda tangan di ponsel Android. Untuk menambahkan tanda tangan di aplikasi Gmail pada ponsel Android, klik tombol menu ponsel Anda dan pilih "Pengaturan" dari menu popup.
Pada layar "Pengaturan", sentuh alamat email untuk akun yang ingin Anda atur tandanya.
Sentuh opsi "Tanda Tangan" pada layar "Pengaturan".
Masukkan tanda tangan Anda pada dialog popup "Signature" dan sentuh "OK."
CATATAN: Anda dapat menekan "Enter" pada tanda tangan untuk menempatkan teks tanda tangan Anda pada beberapa baris, Anda tidak dapat menambahkan hyperlink ke teks pada tanda tangan Anda di aplikasi Gmail.
Tanda tangan ditampilkan di bawah opsi "Tanda Tangan" pada layar "Pengaturan".
Tekan tombol "Kembali" di ponsel Anda dua kali untuk kembali ke kotak masuk Anda. Sentuh tombol “Tulis”.
Tanda tangan yang Anda definisikan secara otomatis ditambahkan ke pesan email baru.
Anda hanya dapat menambahkan satu tanda tangan di Gmail. Namun, ada cara di sekitar batasan ini di browser. Jika Anda memerlukan banyak tanda tangan di Gmail, Anda dapat membuat tambahan dengan menggunakan fitur "Tanggapan Terekam" di Gmail Labs.
Kami akan membahas fitur ini di Pelajaran 10 ketika kami berbicara tentang fitur lanjutan di Gmail Labs.
Kami ingin mengganti persneling sedikit untuk sisa pelajaran ini untuk fokus pada keamanan akun dan mencadangkan data Anda. Karena Anda akan menyimpan begitu banyak kehidupan Anda di (kontak, kalender, tugas, dll.) Akun Gmail Anda, penting sekali Anda tahu cara membuatnya tetap aman, aman dan, jika perlu, cara mencadangkan data Anda jika , misalnya, Anda pernah memutuskan ingin menghapus akun Anda.
Anda dapat mengubah kata sandi, opsi pemulihan akun, dan pemberitahuan di bagian "Keamanan" di bagian "Akun".
Untuk mengakses layar “Akun”, klik tombol gigi “Pengaturan” dan pilih “Pengaturan” dari daftar drop-down. Klik "Akun" di bagian atas layar "Pengaturan".
Di bagian "Ubah pengaturan akun", Anda dapat mengubah kata sandi, mengubah opsi pemulihan kata sandi, dan mengakses "Pengaturan Akun Google" lainnya.
Sebaiknya ubah sandi Anda sesekali untuk mencegah akses tidak sah ke akun daring Anda, termasuk Gmail. Jika Anda mencurigai seseorang mungkin mendapatkan akses ke akun Gmail Anda, Anda harus segera mengganti kata sandi Anda.
Untuk mengubah kata sandi Anda, akses layar "Akun" utama seperti yang dijelaskan di atas. Di bagian "Ubah pengaturan akun", klik tautan "Ubah kata sandi".
Pada layar “Ubah kata sandi Anda”, masukkan “Kata sandi Anda saat ini” dan kemudian masukkan “Kata sandi baru,” lagi di “Konfirmasi kata sandi baru,” dan klik “Ubah Kata Sandi” untuk menerima perubahan.
Jika Anda lupa kata sandi Gmail Anda, ada beberapa cara Anda dapat memulihkan atau mengatur ulang kata sandi itu.
Akses bagian "Akun" pada layar "Pengaturan", seperti yang dibahas sebelumnya. Klik tautan "Ubah opsi pemulihan kata sandi" di "Ubah pengaturan akun."
Gunakan layar “Opsi pemulihan akun” untuk lebih mengamankan akun Google Anda dan untuk memberikan cara mengakses akun jika Anda lupa kata sandi Anda.
Anda dapat memberikan nomor "Ponsel" untuk membantu melindungi akun Anda, "alamat email Pemulihan" yang memungkinkan Google untuk menghubungi Anda tentang perubahan pada akun Anda, dan "alamat email alternatif", yang menyediakan alamat email pemulihan lain serta metode lain masuk ke akun Google Anda.
Anda juga dapat menetapkan "Pertanyaan keamanan" ke akun Anda untuk menetapkan lebih lanjut bahwa ini memang akun Anda, ketika menghubungi Google tentang hal itu.
Buat perubahan apa pun yang Anda inginkan ke opsi pemulihan akun Anda dan klik "Simpan" ketika Anda selesai.
Bagian "Keamanan" pada layar "Akun" juga memungkinkan Anda menerapkan verifikasi 2 langkah ke akun Anda untuk memberikan lapisan keamanan tambahan menggunakan ponsel Anda.
Singkatnya, ketika Anda memilih untuk menambahkan verifikasi 2 langkah ke akun Google Anda, setelah memasukkan kata sandi Anda, Google akan mengirim kode numerik ke ponsel Anda. Anda kemudian memverifikasi identitas Anda dengan memasukkan kode di layar berikutnya, yaitu langkah kedua.
Lihat artikel kami tentang mengamankan akun Google Anda menggunakan verifikasi 2 langkah untuk informasi mendetail tentang mengatur fitur ini.
Hingga saat ini secara default, Gmail selalu bertanya kepada Anda sebelum menampilkan gambar dalam email. Beberapa pengirim mungkin mencoba menggunakan gambar untuk mengirim virus atau malware ke komputer atau perangkat seluler Anda, mengorbankan keamanannya.
Pada Desember 2013, Google mengubah cara Gmail menangani gambar dalam email. Di browser Anda, Gmail akan menampilkan gambar dalam pesan Anda secara otomatis sekarang. Perubahan ini akan diluncurkan ke Gmail untuk Android dan iOS "pada awal 2014."
Namun, pesan Gmail akan terus aman. Biasanya, gambar disajikan langsung dari server host eksternal asli. Namun, sekarang Gmail akan melayani semua gambar melalui server proxy aman Google sendiri. Ini melindungi Anda dengan cara-cara berikut:
Gmail akan terus memindai setiap pesan untuk konten yang mencurigakan dan jika Gmail menganggap pengirim atau pesan yang mencurigakan atau berpotensi berbahaya, gambar tidak akan ditampilkan dan Anda akan ditanya apakah Anda ingin melihat gambar.
Jadi, Google akan tetap bertanggung jawab atas keamanan gambar yang diterima melalui Gmail. Menurut Google, "email Anda sekarang akan lebih aman, lebih cepat, dan lebih indah dari sebelumnya."
Jika Anda tidak ingin gambar ditampilkan secara otomatis, Anda masih dapat memilih untuk menampilkan gambar berdasarkan per-pesan.
Lihat artikel kami di How-To Geek untuk mempelajari lebih lanjut tentang fitur ini, dan tentang cara mengubah pengaturan sehingga Anda dapat memutuskan untuk menampilkan gambar untuk setiap pesan secara terpisah.
Anda selalu diajarkan bahwa itu ide yang baik untuk membuat cadangan data Anda, seperti dokumen, catatan, dll., Dan hal yang sama berlaku untuk email, data kalender, dan kontak.
Sekarang Anda memiliki kemampuan di Gmail untuk mengekspor salinan data Anda dari berbagai produk Google, seperti Kalender dan Kontak, dan Anda akan segera memiliki kemampuan untuk mengekspor salinan pesan Gmail Anda.
Setiap layanan Google diarsipkan dalam format yang berbeda. Untuk informasi tentang masing-masing format yang tersedia untuk layanan yang berbeda, lihat halaman bantuan Google.
Untuk mengarsipkan Data Google Anda, klik tombol gigi “Pengaturan” dan pilih “Pengaturan” dari menu drop-down, dan klik tab “Akun” pada layar “Pengaturan”.
Di bagian "Ubah pengaturan akun" pada layar "Akun", klik tautan "Pengaturan Akun Google".
Pada layar “Akun”, klik “Unduh data Anda” di bawah “Akun.”
Pada layar “Unduh salinan data Anda”, klik “Buat arsip.”
Layar berikutnya memungkinkan Anda memilih produk Google yang ingin Anda unduh datanya. Ikuti petunjuk di layar untuk membuat arsip Anda.
Anda juga dapat mengklik tautan "Arsip saya" di sudut kanan atas untuk mengakses arsip Anda dan mengunduhnya ke komputer Anda.
Anda juga dapat menggunakan alat sumber terbuka bernama GMVault untuk mengunduh cadangan akun Gmail Anda. Ini adalah alat baris perintah yang dapat digunakan di Windows, Linux, dan Mac OS X.
Jika Anda tidak nyaman menggunakan alat baris perintah, Anda dapat menggunakan klien email gratis Thunderbird untuk mengunduh dan membackup email Anda dari akun Gmail Anda.
Jika Anda menggunakan Ubuntu, kami telah menjelaskan cara menggunakan program bernama Getmail untuk membuat cadangan akun Gmail Anda.
Anda bahkan dapat mem-backup pesan Gmail Anda dengan secara otomatis meneruskannya ke alamat email lain. Bantuan Google menjelaskan cara melakukan ini. Perhatikan bahwa metode ini hanya akan mem-backup email yang Anda terima, bukan email terkirim Anda.
Menambahkan lampiran ke pesan Gmail sangatlah mudah dan paling baik, jika Anda adalah tipe pelupa, sistem akan mengingatkan Anda. Itu kabar baik, terutama jika Anda telah menambahkan tanda tangan profesional yang manis dan Anda tidak ingin mempermalukan diri sendiri dengan lupa memasukkan file.
Lebih penting lagi, Anda sekarang memiliki pemahaman yang lebih baik tentang opsi keamanan yang tersedia untuk Anda, dan bagaimana Anda dapat menjaga keamanan akun Anda dengan tetap menjaga integritas data berharga Anda.
Pelajaran berikutnya akan membahas undangan dan responden liburan sehingga Anda tidak akan melewatkan acara penting dan Anda dapat memberi tahu orang-orang dengan cepat mengetahui kapan Anda keluar dari kantor dan kapan Anda akan kembali.
